会议礼仪及会议要求
一、会务性工作
（一）会议之前
会议的筹备。举行任何会议，皆须先行确定其主题（包括会议名称） 。这是会前有 关领导集体已经确定了的。
负责筹备会议的工作人员， 则应围绕会议主题， 将领导议定的会 议的规模、时间、议程等组织落实。通常要组成专门班子，明确分工，责任到人。
通知的拟发。
按常规， 举行正式会议均应提前向与会者下发会议通知。
它是指由会 议的主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件， 同时还包括向有关单位或嘉宾发 的邀请函件。员工在这方面主要应做好两件事。
其一，拟好通知。会议通知一般应由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到 地点以及与会要求等七项要点组成。拟写通知时，应保证其完整而规范。
其二，及时送达。下发会议通知，应设法保证其及时送达，不得耽搁延误。
文件的起草。
会议上所用的各种文件材料， 一般应在会前准备妥当。
需要认真准备 的会议文件，主要有会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景 介绍等。有的文件应在与会者报到时就要下发。
常规性准备。
负责会务工作时， 往往有必要对一些会议所涉及的具体细节问题， 做 好充分的准备工作。
其一， 做好会场的布置。
对于会议举行的场地要有所选择， 对于会场的桌椅要根据需 要作好安排，对于开会时所需的各种音响、照明、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设 备和多媒体设备等，应提前进行调试检查。
其二， 根据会议的规定， 与外界搞好沟通。
比如向有关新闻部门、 公安保卫部门进行 通报。
其三，会议用品的采办。有时，一些会议用品，如纸张、本册、笔具、文件夹、姓名 卡、座位签以及饮料、声像用具，还需要补充、采购。
（二）会议期间
例行服务。
会议举行期间， 一般应安排专人在会场内外负责迎送、 引导、陪同与会 人员。
对与会的贵宾以及老、 弱、病、残、孕者，少数民族人士、 宗教界人士、 港澳台同胞、 海外华人和外国人，往往还须进行重点照顾。对于与会者的正当要求，应有求必应。
会议签到。
为掌握到会人数， 严肃会议纪律， 凡大型会议或重要会议， 通常要求与 会者在入场时签名报到。
会议签到的通行方式有三：一是签名报到，二是交券报到，三是刷 卡报到。负责此项工作的人员，应及时向会议的负责人进行通报。
餐饮安排。举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时， 还应为与会者提供卫生可口的饮料。
会上所提供的饮料， 最好便于与会者自助饮用， 不提倡 为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫生、安全，又有可能妨碍对方。如果必要，还应为外 来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。
现场记录。凡重要的会议，均应进行现场记录，其具体方式有笔记、打印、录入、 录音、录像等。可单用某一种，也可交叉使用。
负责手写笔记会议记录时， 对会议名称、 出席人数、时间地点、 发言内容、讨论事项、 临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰。
编写简报。
有些重要会议， 往往在会议期间要编写会议简报。
编写会议简报的基本 要求是快、准、简。快，是要求其讲究时效；准，是要求其准确无误；简，则是要求文字精 炼。
（三）会议之后
形成文件。
这些文件包括会议决议、 会议纪要等。
一般要求尽快形成， 会议一结束 就要下发或公布。
处理材料。
根据工作需要与有关保密制度的规定， 在会议结束后应对与其有关的一 切图文、声像材料进行细致的收集、整理工作。收集、整理会议的材料时，应遵守规定与惯 例，应该汇总的材料，一定要认真汇总；应该存档的材料，要一律归档；应该回收的材料， 一定要如数收回；应该销毁的材料，则一定要仔细销毁。
协助返程。
大型会议结束后， 其主办单位一般应为外来的与会者提供一切返程的便 利。若有必要，应主动为对方联络、提供交通工具，或是替对方订购、确认返程的机票、船 票、车票。
当团队与会者或与会的特殊人士离开本地时， 还可安排专人为其送行， 并帮助其 托运行李。
二、会场的排座
举行正式会议时， 通常应事先排定与会者， 尤其是其中重要身份者的具体座次。
越是 重要的会议， 它的座次排定往往就越受到社会各界的关注。
对有关会场排座的礼仪规范， 员 工不但需要有所了解， 而且必须认真遵守。
在实际操办会议时， 由于会议的具体规模多有不 同，因此其具体的座次排定便存在一定的差异。
（一）小型会议
小型会议， 一般指参加者较少、 规模不大的会议。
它的主要特征， 是全体与会者均应 排座，不设立专用的主席台。小型会议的排座，目前主要有以下三种具体形式。
自由择座。
它的基本做法， 是不排定固定的具体座次， 而由全体与会者完全自由地 选择座位就座。
面门设座。
它一般以面对会议室正门之位为会议主席之座。
其他的与会者可在其两 侧自左而右地依次就座
依景设座。
所谓依景设座， 是指会议主席的具体位置， 不必面对会议室正门， 而是 应当背依会议室之内的主要景致之所在， 如字画、 讲台等。其他与会者的排座，则略同于前 者.
（二）大型会议
大型会议， 一般是指与会者众多、 规模较大的会议。
它的最大特点， 是会场上应分设 主席台与群众席。前者必须认真排座，后者的座次则可排可不排。
主席台排座。
大型会场的主席台， 一般应面对会场主入口。
在主席台上的就座之人， 通常应当与在群众席上的就座之人呈面对面之势。
在其每一名成员面前的桌上， 均应放置双 向的桌签。
主席台排座， 具体又可分作主席团排座、 主持人座席、 发言者席位等三个不同方面的 问题。
其一，主席团排座。
主席团， 在此是指在主席台上正式就座的全体人员。
国内目前排 定主席团位次的基本规则有三： 一是前排高于后排， 二是中央高于两侧， 三是左侧高于右侧。
具体来讲，主席团的排座又有单数与双数的区分。
其二， 主持人座席。
会议主持人， 又称大会主席。
其具体位置之所在有三种方式可供 选择： 一是居于前排正中央；二是居于前排的两侧；三是按其具体身份排座，但不宜令其就 座于后排。
其三，发言者席位。发言者席位，又叫做发言席。在正式会议上，发言者发言时不宜 就座于原处发言。发言席的常规位置有二：一是主席团的正前方，二是主席台的右前方。
群众席排座。
在大型会议上， 主席台之下的一切座席均称为群众席。
群众席的具体 排座方式有二。
其一，自由式择座。即不进行统一安排，而由大家各自择位而坐。
其二，按单位就座。它指的是与会者在群众席上按单位、部门或者地位、行业就座。
它的具体依据， 既可以是与会单位、 部门的汉字笔划的多少、 汉语拼音字母的前后，也可以 是其平时约定俗成序列。按单位就座时，若分为前排后排，一般以前排为高，以后排为低； 若分为不同楼层，则楼层越高，排序便越低 .
在同一楼层排座时， 又有两种普遍通行的方式： 一是以面对主席台为基准， 自前往后 进行横排，二是以面对主席台为基准，自左而右进行竖排
三、会风的端正
（一）改进会风 端正会风，一般应从改进会风做起。
反对形式主义。
开会绝不能搞形式主义， 不能将会议的大小、 次数的多少等同于自 己的政绩。要提倡少开会、开小会，不开可有可无的会。
严格控制会议。从根本上来讲，应在总体上改进会议形式、提高会议质量的同时， 从总量上对会议加以严格而具体的控制。标准要清，执行要严，检查要细，处罚要重，重在 形成制度。
禁止铺张浪费。
对于开会讲排场、 铺张浪费、 假公济私者， 尤其是借开会之机大吃 大喝、滥发礼品、公费旅游者，则应依照党纪、政纪乃至法律，从严查处。
（二）提高效率 提高会议效率，意即召开会议时，应努力节省时间、人力、物力和财力，并力争取得 较为圆满的成果。一般认为，提高会议效率的行之有效的办法有四条：
集中主题。一次会议， 最好选定一个单一而明确的主题。
万一有必要同时安排多项 重要内容，也应力求有主有次，主题鲜明。
改进形式。
允许开会的具体形式灵活多样， 重在看其有无收效， 能否解决问题。
提 倡利用电视、电话、广播、互联网等现代化媒体举行会议。
压缩内容。应删除一切可有可无的会议内容。一般性质的内容，可采用书面材料。
尽量避免领导人“陪会” 。
限定时间。对于会议的起止时间、 休息时间、发言时间、讨论时间， 应有明确规定， 并严格执行。力戒拖沓。
（三）严守会纪
出席会议时，每一位员工均应严守会议纪律，以“从我做起”来切实端正会风。
1. 遵守时间。参加会议时，一定要严格地、自觉地遵守有关会议时间的具体规定。
其一，准时到会，不得无故迟到、缺席。其二，正点开会。规定的开会时间一到，即 应准点开会。其三，限时发言。不仅要限定发言人数，还应规定其所用时间的长短。其四， 到点散会。规定的会议结束时间一到，如没有特殊原因，即应宣布散会。
2.维持秩序。在会议举行期间， 员工应自觉地维护会场的正常秩序， 确保其顺利进行。
其一，各就各位。
出席正式会议时， 应在指定之处就座。
未获许可时， 不要自由择座， 争座抢座；不得东游西逛，中途退场。
其二，保持安静。会场的安静，是会议顺利进行的基本条件。除正常的鼓掌发言外， 严禁出现任何噪音。
其三，遵守规定。对有关禁止录音、录像、拍照、吸烟以及使用移动电话等会议的具 体规定，应认真予以遵守。
专心听讲。参加会议时，员工应认真而专注地听取一切发言。
其一，一心一意。当他人发言时，不允许心不在焉，更不得公然忙于他事。
其二，支持他人。当自己听取他人发言时，除适当地进行笔记外，应注视对方，并在
必要时以点头、微笑或掌声表达对对方的支持之意。
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