第四届广州国际城市创新奖及 2018 广州国际城市创新大会
会议服务项目用户需求书
一、项目概述
第四届广州国际城市创新奖及 2018 广州国际城市创新大会(简称“广州奖”)评审及颁奖活动将于 2018 年 12 月 6 日至 8 日在广州举办,举办期间会务服务项目情况如下:
会议时间: 2018 年 12 月 6 日-8 日(可能微调)
会议地点:广州白云国际会议中心
项目预算 : 142 万元
二、会务服务项目总体需求概要
需求项目
项目说明
会务统筹及信
完成会议整体运行策划设计及会议所需信息化管
息化管理
理平台服务
会议后勤服务、
会议场地布置、开幕式布置、晚宴厅布置、 VI 创意
场地布置、会议
设计、项目设计、会议资料、背景板、会议包、嘉
方案
宾及工作人员证件的制作;。
节目制作、演出服务、视频制作、宣传资料制作、
颁奖典礼服务
节目单制作、音乐制作、服装租赁、演出后勤保障
会议运行期电脑、投影、笔记本电脑等办公设备租
会议办公设备
赁和办公耗材保障。
获奖城市杯制 根据主办方要求制作获奖城市奖杯
作
会议期间筹备期间(合同签订至会议召开前)外来
会议筹备保障 筹备会议人员工作餐、办公用品、耗材费用、筹备会议期间机动保障服务。
三、细化需求
(一)会务管理统筹及信息化管理
根据采购人安排,协助完成“ 2018 广州国际城市创新大会及全球市长论坛” 会务管理的整体策划及整体进度管理工作, 协调做好大会各项后勤工作。
编制会议场地布置、 现场管理、住宿、餐饮、接待、会场安排等工作手册。
配合采购人做好嘉宾注册、 报到系统的管理工作、 嘉宾证卡设计制作发放、会议公告发布、 会议通知管理、签到管理、入场权限管理、电子资料管理、会务工作人员协同管理等全过程基于互联网的信息化融合服务,改善会议体验,提升会议运行效率。
投标人须提供基于信息化的会议管理策划方案及筹备进度方案。
(二)会议 VI 设计及会议相关物料管理
根据采购人的要求和大会的整体方案,设计制作适合大会主题
VI 方案,采用国际化元素设计 VI 效果,并达到采购人要求。会议资
料、工作证件、会议背景板等设计需要采用国际化元素并结合广州奖
效果,应具有整体协调性和创意性。 设计稿应该按照要求提前交给采
购人审核,同时需及时配合采购人对设计稿的修改要求。
根据采购人要求,做好会议手册、会刊、资料袋(会议包)、会议纪念品、会议工作证件等的设计和制作工作; 负责会议资料架的搭建;做好会议资料的统筹管理和发放。
投标人须提供 VI 设计及物料管理方案。
(三)会议场地布置及现场管理
根据采购人安排, 做好会议场地布置的方案及设计, 并按要求完成酒店内部、酒店公共区域及会场内部的功能设施布置安装、 会议氛围布置、会议背景板布置; 并按照各个论坛,开幕式的具体要求进行布置;协助布置颁奖典礼场地、会议晚宴场地、开幕式场地;做好会议资料、宣传品、 桌卡、背景板的摆放以及督导酒店做好水牌等指引物品的摆放工作。
根据采购人安排, 做好会场设施的检查和技术服务, 确保会议顺利进行;依据会议流程,完成对嘉宾的注册、入住、参会等方面的协调工作;检查会议期间嘉宾参会引导是否到位, 保证现场嘉宾参会秩序;做好各个论坛嘉宾签到、礼品发放的工作;做好贵宾参会及贵宾
室服务管理;协助做好会议期间茶歇等现场工作, 协助做好会议现场的安全保卫、反恐检查、医疗卫生保障工作。
投标人须提供会议场地布置及现场管理方案。
(四)颁奖典礼服务
根据采购人要求, 提供演出节目的策划组织、演出宣传、演出现场保障、综合管理等服务。
颁奖典礼布置要求:按照国际颁奖典礼基本标准布置颁奖典礼现场,保证颁奖典礼现场的舞台、灯光、音响的效果,同时现场设计应该简洁大方,不应过于铺张浪费。
颁奖典礼演出风格要求:具有广州特色,主题鲜明生动,贴合广州奖主题。
派专业团队配合新闻宣传团队对颁奖典礼进行录播, 并提前与摄像制作团队沟通合作,确定颁奖典礼布置方案以及效果。
投标人须提供颁奖典礼现场布置详细策划方案。
(五)会议办公设备服务
会议办公设备服务包括但不限于会议设备租赁,现场安装调试,设备维修维护等方面工作。供应商需提前准备好采购人要求的设备,接到采购人通知后,立刻提供相关设备。
设备要求:根据采购人安排,提前提供可用的各项设备,所有办公设备需提供合格证, 标准需符合大型国际会议要求。
并按时送到采购人指定场所,租赁设备安装、调试工作由供应商负责。
人员要求:自租赁设备开始,供应商应全天候派计算机、复印机、摄影等专人驻会议现场,负责设备的维修保养、处理故障、指导使用,协助各设备正常运行。如设备出现故障,应由供应商立刻派人于 1 小时内解决问题或提供新设备供工作人员使用, 以保证工作不中断。
设备的管理发放: 设备管理和发放应该由供应商统一负责。
会议期间应严格管理保管各项设备,保证工作正常进行。
投标人须提供会议办公设备服务方案。(六)会议奖杯、获奖证书制作
会议奖杯、获奖证书制作参考往届绒沙金奖杯 5 个、绒沙银奖杯
个,加上模具费、木底座费、亚克力盒等方面制作。会议证书参考第二届共制作评委聘书 7 套、广州奖证书 48 套。奖杯制作需提前打样,样品提交采购人审查无误后,方可开始制作奖杯证书等。
奖杯及证书需要保证使用的材质安全, 保持效果久,质量要达到基本标准。
投标人须提供会议奖杯、获奖证书设计方案。
(七)其他要求
1、中标单位须组建不低于 10 人专属服务团队, 在确定中标结果
后 5 个工作日内 -12 月 8 日期间派遣不低于 3 人到采购人单位驻场办公。
2、本次项目所涉及会议信息、参会嘉宾信息(含纸质和电子信
息)未经甲方授权,中标供应商均不得提供给第三方。
四、资质条件及团队要求
投标人须具有独立承担民事责任的能力, 且在中华人民共和国境内注册的合法机构。
同时投标人需要有会议管理业务相关的资质, 具备承接本项目的能力。
五、付款方式
(一)合同签订之日起 5 个工作日内, 采购人按合同总价的 70% 办理财政集中支付手续,支付合同预付款;
(二)中标供应商完成会议服务准备工作,合同签订之日起 20 个工作日内,采购人按合同总价的 20%办理财政集中支付手续,支付合同项目款;
(三)会议服务完成之日起 15 个工作日内,采购人按照最后结算清单办理项目验收手续, 2019 年 3 月底前办理财政集中支付手续,一次性支付项目全部余款;
(四)中标供应商须在采购人办理付款手续之前 5 个工作日内提供等额的正式发票给采购人,以便采购人及时办理财政集中支付手
续。
六、重要声明
根据本项目的实际情况, 提供相应服务并达到采购人要求, 如采购人对采购项目有其他调整时,可由双方协商,另行签订补充协议。但不得在现场以工作增加为由,另行增加费用。
评分细则
评分标准
评分项目
技术评分
商务评分
价格评分
权重
55%
25%
20%
附表 2:技术评审细则(注:本表不需要投标人填写)
技术评审细则
由评委对所有有效投标文件的技术条件进行审核和评价, 技术评分满
分 55 分,考虑下列因素:
序评审项目分项
评分细则
号
及分值
分值
会务管理统筹及信息化管理:
会议服务方
提供会议现场管理须体现项目管理的
1
案
10 分
(35 分)
科学性;须提供会议现场管理具体方
案,管理方法及管理步骤严谨全面, 突
出会议管理中的重点和难点的解决方
案;现场管理环节布局合理, 体现前期
安排、事前检查、事中控制、事后总结
的步骤;有独特的会议管理理念和创新
的管理方法,体现对参会者的深度关
怀;应充分考虑会议管理系统平台在嘉
宾注册中的应用。(优 6 分,良 4 分,
差2分)
信息化融合服务方案须对项目需求书
中各项要求有全面的响应, 体现与会议
管理其他方案的协调与融合。(优 4 分,
良3分,差 1分)
会议 VI 设计及会议相关物料管理 :
设计制作适合大会主题 VI 方案,采用
国际化元素设计 VI 效果。会议资料、
工作证件、会议背景板等设计需要采用
5 分 国际化元素并结合广州奖效果, 应具有整体协调性和创意性。
会议资料架的设计体现创意并与会场整体布置协调, 便于取阅。
(优 5分,良 3分,差 1分)
会议场地布置及现场管理:
会议场地布置体现国际水准并具有针
对性;须提供会场主视觉、 主要活动及
会议舞台布置、 指示及标识系统、 氛围
布置等设计方案;(优 4 分,良 2 分,
差1分)
嘉宾管理体现流程的科学、 涉外接待标
准和对参会者的深度关怀; 须提供嘉宾
管理方案,包括但不限于嘉宾接待流
分
程、接待筹备工作安排、 与酒店和政府
机构的协同等内容。(优 3 分,良 2 分,
差1分)
宴会管理体现流程的科学、 涉外接待标
准和对参会者的深度关怀; 须提供宴会
管理方案,包括但不限于宴会组织流
程、接待筹备工作安排、 与酒店的协同
和沟通、和政府机构的协同等内容。(优
3分,良 2分,差 1分)
颁奖典礼服务:
颁奖典礼运行策划方案详细并具有针
5
对性;须提供颁奖典礼管理统筹及服务
的具体方案,针对涉外活动组织的特点
及政府会议管理的特点进行进度安排
和服务设计。颁奖礼节目策划体现广州
特色和国际融合;舞台设计符合国际水
准并具有针对性。
(优 5分,良 3分,差 1分)
会议办公设备服务:
办公设备服务方案结合会议实际需要,
3
所提供办公设备服务规格数量清晰, 符
合会议办公所需物资条件及标准。
(优 3分,良 2分,差 0分)
会议奖杯、获奖证书制作:
2
奖杯设计制作方案体现国际水准。
(优 2分,良 1分,差 0分)
会议服务进
会议服务进度计划及保证措施, 应涵盖
自中标之日起至活动结束全过程, 阶段
度计划及保
2
5
清晰,重点项目突出,且具有针对性;
证措施
(5 分)
保证措施言之有物且可执行。
综合评价:优 5 分,良 3 分,差 1 分
对投标人提供的服务承诺以及应急方
服务承诺、应
案针对临时性、突击性工作任务可行性
3急处理方案
5
进行综合评审:
(5 分)
(1)服务及时、对临时性、突击性任
务反应速度,得 5 分;
2)服务较为及时、对临时性、突击性任务反应较为迅速,得 3 分;
3)服务一般、对临时性、突击性任务反应一般,得 1 分。
横向对比投标人现场讲解对本项目的
理解程度、同类型项目经验、方案质量、
提供的会务方案、 场地布置图、背景版
样图、人员素质等方面综合评价。
方案
讲解人须为本项目负责人或项目主要
成员本人,须提供身份证复印件 (原件
请随身携带,在讲解时提供检验后退
现场陈述与
还)、委托书原件(投标文件需提供一
实施方案讲
4 10 份,同时请随身携带一份)等证明文件,
解
否则 0 分。每个投标人现场方案讲解时
(10 分)
间控制在 10 分钟内,如需进行 PPT或
动画演示,请各投标人自行备好演示电
脑及系统等相关的工具或物品。
参加方
案讲解人数不超过 2 人。
1)对本项目内容与要求理解程度全面、清晰、深入,内容详细,得 10 分;
2)对本项目内容与要求理解程度较
全面、较清晰、较深入,内容较详细,
得6分;
(3)对本项目内容与要求理解程度不
全面,清晰、深入程度一般,内容简单,
得3分。
备注:评委对各投标文件进行比较后,根据《技术评审细则》进行相
应地打分。
评委签名: 日期 :
附表 3:商务评审细则(注:本表不需要投标人填写)
商务评审细则
由评委对所有有效投标文件的商务条件进行审核和评价, 商务评分满
分 25 分,考虑下列因素:
评审项目及分
分项分
序号
评分细则
值
值
2015 年以来具有组织或承办涉
外政务会议活动项目业绩,须提
供协议复印件和现场照片作为证
明材料。
投标人类似项
承办国家级涉外政务会议项目每
1
5
目业绩( 5 分)
提供一次得 5 分;承办省级涉外
政务会议项目每提供一次得2
分;承办市级涉外政务会议项目
每提供一次得 1 分;(同一单位以
一次计算),满分 5 分。
2、2015 年以来获得客户授予的
投标人综合履约
有关服务的表扬信、感谢信、嘉
2
5
能力( 5 分)
奖通知,每提供一份得 1 分,最
高 5 分。(同一单位以一次计算)
本项目组织架构具有针对性且科
本项目组织架构
学合理、团队技术管理人员配置
3 及团队技术管理
5
详细具体,且满足项目要求,综
人员配置( 5 分)
合评价。
优5分,良 3分,差 1分
3、投标人提供功能齐全、 模块设
置合理、有知识产权或著作版权
会议信息化管理
的会议信息化管理平台得 10 分
4
10
(须提供知识产权或著作权凭
平台配置(10 分)
证);有基本功能、模块的平台得
5 分租用信息化会议管理平台得
5 分。
备注:评委对各投标文件进行比较后,根据《商务评审细则》进行相
应地打分。
评委签名: 日期 :
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