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档案数字化方案
2011 年 7 月
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目录
第 1 章 纸制档案整理方法 2
第 2 章 电子档案整理方法 2
第 3 章 纸制档案整理、数字化详细流程 6
3.1 整理、数字化流程 6
档案初步整理 6
案卷出库 6
目录校对 7
案卷扫描 8
图像处理 8
图像质检 8
图像挂接 8
案卷入库 8
格式的转换 13
光盘刻录 13
3.2 数字化加工的流程示意图 13
3.2.1 图一 13
3.2.2 图二 15
第 4 章 数字化人员的配置 16
第 5 章 数字化加工 16
第 6 章 验收标准 17
第1章 纸制档案整理方法
? 档案盒整理
打印、粘贴封面及档案盒脊背 ，涉密单位在脊背上加盖涉密章， 每盒仅能装某一个事业单位的登记档案。
? 档案装订
设立、每次变更等形成的文件为一件，统一三孔一线装订一起， 在右上角（反面左上角） ，编写页码，加盖件归档章。
? 档案排序
以件为单位装订后 ,盒内件按照不同的分类进行排序 ,类先后顺序为 1：设立 2：变更 3：年检 4：注销登记 5：补领证书 ,类内件顺序按照生成时间先后排序。
第2章 电子档案整理方法
? 电子目录采集管理
目录采用多级管理，管理模式分卷、类、件、份 ,著录字段信息如下:
第一级：事业单位基本信息即卷描述信息，字段信息如下
序 名称 备注
号
证书号
档号
单位名称
住所
举办单位
法定代表人
身份证号
核准日期
注吊销日期
经费来源
开办资金（万
元）
开户银行
银行帐号
审批机关
批准文号
执业许可证书
联系电话
邮政编码
备注
存址
宗旨和业务范
围
第二级：设立、变更、注销登记和年度检验、补领证书等描述信息，即类描的对象件述信息，字段如下
序
名称
备注
号
1
档案类型
（设立、变更、注销登记、
年度检验、证书补领等）
2
证书号
3
档号
4
单位名称
5
核准日期
6
移交人
7
接收人
8
接收时间
9
送交情况
字典（已送交、未送交）
电子已归、纸制未送到
10
归档情况
字典（已归档、未归档）
电子已归、 纸制送到、 未
送档案室
11
公告时间
12
公告媒体
13
备注
第三级：文件材料描述信息即份描述信息，字段如下、
序
名称
备注
号
1
档号
2
题名
3
形成日期
4
责任者
5
页数
6
页次
7
备注
? 电子原文采集管理
扫描过程 : 扫描分辨率 >=200dpi,生成黑白二值图象 , 压缩格式为 group4,每份文件保存为多页 TIFF文件,tiff 文件采用件归档章组成部分加件内顺序号命名 ,名称中的件归档章组成部分、件内顺序号 ,中间用 ’-’分割 .
转换格式 :把 tiff 格式文件 ,转化成 ocr 识别后的双层 pdf 格式文件.
文件挂接 :把双层 pdf 格式文件 ,挂接到对应份目录 .
刻录光盘 :把 tiff 文件、转换后的双层 pdf 格式文件分别刻录成盘,并贴光盘贴 ,放到防磁柜中保存 .
第3章 纸制档案整理 、数字化详细流程
整理、数字化流程
整理、数字化共包括九部分， 分别为： 档案初步整理、 案卷出库、目录校对、案卷扫描、案卷处理、图像质检、文件挂接、档案入
库,格式转换、光盘刻录。
3.1.1 档案初步整理
档案案卷出库前件标记页码、件盖归档章
.
件归档章格式 ,如下
辖区 举办单 举办单位 事业单位位性质 代号 顺序号
登记类别
顺序号
1 1 001 001
1
1
案卷出库
在库房内查看所调案卷是否完整并详细填写案卷调出登记表 ,由档案室管理人员和数字化人员协同完成。 (详见下表 )
调归档案登记表
全 宗
时间
目录号
卷号 调卷人 归卷人 时间
全 宗目录号
卷号 调卷人 归卷人
目录校对
整理好的案卷和系统的电子目录是否一致， 如不一致， 直接进行更正；如果没有目录，直接录入目录，并填写档案全文扫描流程
记录表。目录著录按照卷、类、件、份四级进行管理，档案全文扫描流程记录表详见下表
档案（卷级）全文扫描流程记录表
对 目 操 作
录 时 人间
卷号 Tif 数量
扫 描 操 作
时间 人
扫 描 页 质 检数 时间
A3 A4
操 作 图 像人 质量
挂 接 备
质量 注
案卷扫描
领取目录校对完成后的案卷，填写全文扫描流程记录表 ,通过高速扫描仪或平板扫描仪进行扫描。
图像处理
对扫描后的图像进行纠偏去污等操作 ,处理扫描完成的文件后 ,填写全文扫描流程记录表。
图像质检
对处理完成的图像进行质检，发现问题及时反馈 ,按流程更改并填写全文扫描流程记录表。
图像挂接
对已质检完成的图像文件进行批量挂接， 挂接完成后进行二次质检（挂接的文件是否与归档目录一致） 。
案卷入库
案卷装订完整后按顺序排好并及时入库，入库前 ,打印、粘贴封面及档案盒脊背 ，涉密单位在脊背上加盖涉密章。盒内以件为 单位装订 ,按照不同的类 (设立、变更等 )和顺序进行排放 ,检查是否有件目录 , 如果没有打印件目录 ,填写案卷入库登记表 ,由档案室
管理人员和数字化人员协同完成。
管理人员和数字化人员协同完成。
调归档案登记表
全 宗
全 宗
时间 卷号 调卷人 归卷人 时间 卷号 调卷人 归卷人
目录号 目录号
封面
封面
封面卷号组成： 11-001-001
举办单
举办单位代
辖区
事业单位登记管理档案
位性质
号
事业单位顺
序号
卷
证
书
单 位 名
号
号
称
1
1
001
001
举办单位名称
举办单位代号保 管 期 限
活动类别
设立变更
日期
内容
份数
页数
盒脊背
盒脊背
举办单位编号
001
证书号
（12 位）
卷号
1
盒号
备注
设立登记
设立登记 ( 件目录)
序号
5
6
7
文 件 题 名
事业单位法人设立登记（备案）申请
书
事业单位法定代表人登记申请表事业单位章程草案
审批机关批准设立的文件
拟任法定代表人现任该单位行政职务
的任职文件
拟任法定代表人居民身份证复印件或其他身份证明文件
具有法定资格的验资机构出具的验资
证明
日 期
页 号
备 注
1
2
3
4
8
住所证明
9
事业单位印鉴、基本帐户号备案表
10
银行开户许可证复印件或帐号证明
11
其他有关材料
12
13
格式的转换
验收完成后的 tif 格式文件全部按标准转换为双层 pdf 格式文件。
光盘刻录
验收后 ,tif 格式文件刻录成盘；转换后的 pdf 格式文件刻录成盘。
数字化加工的流程示意图
图一
数字化加工流程图 1
目 库房(标页码盖归档章 )
录
调卷 校正 (著录 )目
录
数字化
项
填写全文流
目
程表
流
程示意图
扫 目录质检
描
全文扫描
填写全文流程表
数据上传服务器
处 扫描质检
理
全文处理
挂接
填写全文流程表
处理质检
数据上传服务器
数据挂接
二次质检
全文验收
3.2.2
3.2.2 图二
数字化加工流程图
2
库 房 ( 标 页 码
盖归档章 )
调卷
对 ( 著 录 )
目录
填 全 文 流
程表
分卷
装订卷
贴封面脊背归还
完成扫描
填写表格
是否合格
目录质检
扫描
完成挂接
后期处理
扫描质检
是否合格
是否合格
挂接文件
处理质检
完成处理
填写表格
扫描
6
1、负责案卷扫描和查看案卷完整度
处理
4
1、对扫描图像，纠偏、去黑边、去噪声、抹白等
第4章 数字化人员的配置岗位
第4章 数字化人员的配置
岗位
项目经理质量保证
姓名
成员
工作内容
整体负责项目，及与用户的协调和验收工作定期对项目执行审计工作
数据备份
人员管理、调配
现场项目管理与监控
现场负责
1
安排纠正用户和 QA 提出的问题
项目组对外联络
组织午餐及检查值日
维护计算机网络
汇总统计表
目录
10
1、 案卷出入库
2、 目录校对
3、 目录录入
质检
1、对处理完成的图像进行质量检查
1
挂接
2、对扫描案卷装订质量检查
3、对数据的挂接
4、对挂接完成的案卷进行二次质检
第5章 数字化加工
档案数字化加工共计 45 万页，其中条目录入 5 万页， 扫描 40 万
页。扫描 40 万页需要 30 天。每天扫描量 1.4 万左右
第6章 验收标准
序 验收项目 验收标准 抽检范围 验收情况号
1 案卷挂接 检查目录标题和扫描处理后的案卷标题是否挂接
一致
2
案卷质量
处理后的案卷是否清晰、完整
3
完整性核查
检查档案扫描量是否满足工程要求
4
检查目录录入是否合格
不低于
10%
不低于
10%
不低于
10%
不低于
10%
检查复制件制作是否合格 不低于
10%
检查光盘数据是否完整 100%
检查硬盘备份数据是否完整 100%
检查案卷入库是否完整无损 100%
检查档案（卷级）全文扫描流程记录表填写是否完整
100%
验收意见：
验收人： 验收日期：
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