会议业与会议策划
内容提要
引入案例 第一节会议业概述 第二节会议组织者 第三节会议的策划
小结
案例
飞鸟公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公 司新开发的系列化妆品的洽谈定货会。秘书李玲负责安排 与会人员的返程工作，李玲想先解决容易预订的近处与会 者的车票，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订， 而且她想当然地认为，只要为大家尽可能预订火车硬卧票 就行了。结果，部分代表因不能及时拿到返程的车、机票 而对主办方十分不满。有些代表拿到票后，又要求更换车 票或退票，结果闹得大家不欢而散，使洽谈定货会的工作 成果大打折扣。
第一节会议业概述
一、会议的基本含义
会议活动源远流长，历史悠久，伴随着人类历史的发展而发
1 ?会议是一种围绕特定目标而开展的活动
2?会议是一种高度组织化的活动
3?会议是一种群体性的活动
会议一是人类社会中一种聚众议事的过程，是在一定的时 间和空间内，为达到一定的目的所进行的有组织、有领导、 同议题的议事活动。
第一节会议业概述
1、会议的作用
1.发扬民主
2.科学决策一依赖于集体智慧
3?联络感情一对内增强组织凝聚力，对外树立良好公关 形象
4.推动工作一传达决策意图、布置落实任务、统一思想 认识、协调各种关系、督促检查工作、总结交流经验、表彰 弘扬先进、批评鞭策后进等。
三?会议的类型
会议类型
需要商业运作
以保证资金来
源的会议无需商业运作、 有一定财政支 - 持的会议
需要商业运作
以保证资金来
源的会议
厂
?
1
V
Z A
注重的会务操 作
命题会议
1
自主命题会议
匕 -丿
厂
、
1
X-
f
注重营销
注重策划 （必须根据市
场需求）
I第二节会议组织者
会议的主办单位主要可以分为三类：
公司协会组织非营利性组织
公司和协会组织是会议市场的主要组织者,两者相 较,从会议次数和与会者人数来看,公司会议又占据绝 大部分。
第二节会议组织者
第二节会议组织者
?公司
公司内部会议：由公司员工参加的会议，如销售会议、技术会议、 培训会议、经理人员会议和奖励性质的会议。
?公司外部会议：针对公司目标市场而举办的会议，参会人员来自公
司外部客户，包括经销会/分销商会议、产品展示会、股东会等。
兼顾内部和外部的会议：参会者既有公司职员也有公司客户，这类 会议主要包括讲习班和培训会议。
大多数公司会议在酒店召开,也有些在专门的会议中心和管理培
训中心召开，这些地点都要具有专用的会议设施，并配备比较高档的 住宿条件。
?协会组织
协会组织的会议收入的几种形式
协会组织选择会议举办城市时考虑的因素
选择会议场所或酒店时考虑的因素
协会会议的种类
协会会议的共同特点
?协会组织
1.协会组织的会议收入的几种形式
展览收入
会费收入
附加收入
?协会组织
2?协会组织选择会议举办城市时考虑的因素
交通便捷
会议与酒店设施
专业技能
旅游景点
城市形象和国际认知度
目的地政府或会员的邀请
吸纳新会员的机会
安全
?协会组织
选择会议场所或酒店时考虑的因素
适当的会议空间
客房是否充足
餐饮安排
适当的展示空间
交通便捷
服务
?协会组织
协会会议的种类
年会
地区性会议
大会
专题研讨会
董事会和委员会会议
?协会组织
5.协会会议的共同特点
?几乎各个“行业”都有自己的协会和专业会议，都有召开会议的可能，一 般间隔一定时间就召开会议
?协会会议的举办地经常变换，一般不会在一个地方连续举办两次会议
?协会会议的分支机构往往是当地举办协会会议的发起者
?协会会议的会期一般是4~5天，一般不会超过6天
?协会会议的组委会一般喜欢租用容量400人以下并有相应设施的会议场所
?大约只有15%左右的协会会议需要使用同声传译设施
?协会会议的筹备时间一般是2?3年，有的还更长，公司会议的筹备时间一 般低于一年
?协会会议对展览空间的要求呈现不断增长的趋势
?非营利组织
这类主办者的会议与协会比较相似，主要由政府机构、工会、 宗教团体、医疗卫生服务机构等，它们都是非营利性的，有不同的 资金来源，很多可以使用公共资金。
在国际上，人们把这些非营利组织称为SMERF
在国
际上，人们把这些非营利组织称为SMERF
即社会团
体、军事机构、教育部门、宗教团体以及兄弟会的集合组织。
它们对价格很敏感，更易在淡季预定会议，常常由非专业人士 策划，且策划人常常变化。
第三节会议的策划
第三节会议的策划
?:?会议策划的要素
“5W1H” OR“6W” (WHO WHAT WHEN WHERE WHY HOW)
WHO :谁来参加会议？会议规模、预期参加会议 的人数，是否邀请与会代表的陪同人员？是否有 特殊的贵宾？是否有媒体的代表？是否有海外代 表？
?:?会议策划的要素
“5W1H” OR“6W” (WHO WHAT WHEN WHERE
WHY HOW)
WHEN :组织会议的有效时间：会议的准备时间 ,与会人员的日常工作时间与其行业的特点，会 议拟邀请嘉宾的工作时间、会议时间前后相关活 动是否会影响参会人数等；
(考虑:财政年度/节假日和其他冲突时间)等因素。
?:?会议策划的要素
“5W1H” OR“6W” (WHO WHAT WHEN WHERE WHY HOW)
WHERE:会议地点，又称“会址”。既是指会议召 开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。
会议选址，考虑交通、食宿、旅游资源、地点与 会议主题的关系等。
?:?会议策划的要素
U5W1H,J OFT6V\T (WHO WHAT WHEN WHERE
WHY HOW)
WHY:举办会议的目的
HOW:具体的会议形式（包括:会议空间、设备、
餐饮、娱乐等）。
第三节会议的策划
第三节会议的策划
?商务会议工作流程
(—)会刖
1?与会议运营公司洽谈，提出主办方要求如：时 间、地方、人数、酒店星级、会议设备等。
会议运营公司按主办方要求提供会议所需要的 机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。
向会议主办方提供会议接待策划方案预案书和报 价。
?商务会议工作流程
（一）会前
邀请会议主办者实地考察会议举办场所，确定 方案，签订会议接待标准合同，预付会议订金事 宜。
4?在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例 及会议接待手册。准备会议资料。含代邀请相关 领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配 套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服
?:?会议工作流程
（二）会中
1.会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、 公关等服务。分批分时段按要求接站。提前在酒 店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、 指示牌等。
2会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会 议用品，会议演讲稿等会议相关物品。
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?:?会议工作流程
r〔二）会中
3.会议场所：会议秘书协助会场布置及会场的会
音响、茶饮等。
4?会议住宿：会议秘书在会议接待（报到）处协 助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理 记录有关信息。房间楼层及房间号确认，询问是 否有特殊要求。协助分发会议礼品及房间派送水
?:?会议工作流程
（二）会中
会议餐饮：确认用餐时间、菜单、标准、形式、 酒水及主次桌和其他相关（如：特殊客人有宗教 信仰）的确认。
6?会议旅游：确认旅游公司为该会议提供的旅游 考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程 安排、房餐车导游等安排）。
?:?会议工作流程
r〔二）会中
7?会议娱乐：提前确认娱乐消费形式、消费标 准、娱乐地点的确认。
8.会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文 秘服务及相关服务。确认并保障会议期间会场防 盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等 安全工作。确认特殊客人（含领导、少数民族代 表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工
?:?会议工作流程
厂（三）会后
1.会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及 处理工作。
2会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道 资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。
3.与会议主办者的费用结算工作，提供会议过程中 的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对 并结帐。
会议管理机构
会议管理机构
会前 会中 会后
开会方法策划万条费用会务时间地点内容对象设计和布曜55专家咨询a* ! ?<设施环境编制预算预算执行补充会议 ? ? ? !会议制度
和文化
开会方法
策划万条
费用会务
时间地点
内容对象
设计和布曜55
专家咨询
a* ! ?<
设施环境
编制预算
预算执行
补充会议
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会议制度
和文化
三、项目步骤逻辑思路（执行指导）目目目目目目目目 项项项项项项项项
会议策划的基本流程
确定主题 策划和立项 预算和目标
时间进度安排
执行与调整 现场管理 客户数据整理
评估和总结
项目1确定主题
I
策划考虑的要素
?要一素 ?要二素 ?:?要三素 ?:?要四素
主办单位、承办单位和协办单位 赢利点策划
确定与会者
确定会议形式
?要五素
?要素六
?要七素
确定会议日期和地址 会务
营销策略
要素一：主办单位、承办单位和协办单位I
项目经理负赍制
要素二：赢利点策划r
要素二：赢利点策划
r关键
inniifcium promptr swihmy
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要素四：会议形式
?主题报告会
?学术研讨
?技术交流
?现场访谈
?:?会议中的其他活 动（展览等）
八?景点
八?景点
要素五：会议日期和会址
—?地点
二?历史
三.服务设施 五?会议地点的工作人员
六?公共区域及设施
七?费用
-O .其他
?会议场地布置
?发言人
?视听设备
?餐饮服务
?其它供应商选择
（印刷、搭建、礼品等）
准备-发言人材料清单
要素七：会议营销（传播）
?受众分析
?内容分析:宣传材料
?:?宣传方式（会前宣传.邀请.会中.会后媒体 宣传.各式公关）
?:?收入
定开销
项目3预算
收入
定开销
变动开销
预算总结
项目4:时间进度安排
甘特图
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关键路径计划概要
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项目5：依照时间进度安排执行
并根据变化调整立项方案及预算
项目6：会中现场管理
项目7：客户数据整理
项目
项目8 ：评估和后继
?评估策划
?实施评估
?评估应用
?:?后勤工作
评估策划
?以前的会议是否进行过评估 ?是否要对这次会议进行评估 ?评估哪些内容 ?谁将参与评估
?谁负责策划整个评估方案
?评估和后继工作需要多少预算 ?谁负责发放评估表格
评估策划.可以进行评估的会议因素
评估策划-会议评价表格示例
会议编号 发言人
1 ■发言人的讲话（请选一处划钩）
2、会议的目标是否明确
会议是否达到了目的
是_否_
4、 你是否推荐再次安排这场会议 发言人：是—否—
话题：是—否—
评论
实施评估
?:?评估什么时候进行
?评估使用什么方法
?在会议期间使用什么方法鼓励与会者对会议作 出评估
评估应用
?谁负责监督评估数据的分析
?谁将得到评估的结果
?分析采用哪种形式
?谁负责监督评估结果的作用
后继工作
?会议结束后,是否要向与会者发送一些补充材料 ?如何收集和记录人们对未来会议好的建议 ?是否需要提及下一次会议 ?是否要保留会议的所有资料
THANK YOU !
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