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发布时间: 2021-11-02 12:32:08

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秘密

行政、后勤管理制度汇编

陕西金泰恒业房地产有限公司

二〇〇八年五月

（内部文件翻印必究）

一、行政管理制度

1、《行政公文处理实施办法》·······················（2）

2、《会议管理制度》·······························(17)

3、《印章管理制度》······························(24)

4、《图书管理制度》······························(29)

5、《计算机、网络、自动化办公管理规定》············(36)

6、《法律事务管理制度》···························(44)

7、《保密管理细则》·······························(53)

8、《档案管理制度》······························(60)

二、后勤管理制度

1、《办公楼管理规定》····························(112)

2、《办公用品管理办法》··························(116)

3、《前台接待和门卫值班制度》····················(121)

4、《车辆管理制度》·····························(122)

5、《劳保用品管理办法》··························(136)

6、《员工餐厅管理制度》··························(138)

7、《资源节约办法》······························(140)

行政公文处理实施办法

第一章总则

第一条为了使陕西金泰恒业房地产有限公司（以下简称公司）行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《陕西省国家行政机关公文处理实施办法》和集团公司《行政公文处理实施办法》，结合公司实际，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司和各项目公司、子公司。

第三条公司公文是公司在企业管理和生产经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法进行企业经营、管理和公务活动的重要工具。

第四条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）

归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公文处理坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。公文处理严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条公司各部门和各项目公司、子公司负责人应当高度重视公文处理工作，遵守本办法，并加强对公司公文处理工作的领导和检查。

第七条公司总经理办公室是公文处理的管理部门，负责公文处理的具体工作，并承担指导、监督各部门、各项目公司、子公司公文处理工作的责任。

第八条公司总经理办公室和子公司办公室应当配备专职人员负责公文处理工作。

第二章公文种类

第九条公司的公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下属单位不适当的决定事项。

（二）公告

适用于向外部宣布重要事项或者法定事项。

（三）通知

适用于批转下属单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，印发本单位的重要规范性公文，传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

（六）请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

（七）批复

适用于答复下属单位的请示事项。

（八）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

会议决定事项如涉及机构设置、人员编制、人员任免、经费划拨以及政策性强、涉及面广的重大事项等，应以其他文种专项行文。

第三章公文格式

第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印刷数量等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文的，主办单位排列在前。

（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。单位与其他单位联合行文，标明主办单位发文字号；与其他单位联合行文，原则上应使用排列在前的单位的发文字号，也可以协商确定，但只能标明一个单位的发文字号。

公司总经理办公室负责确定简明、统一的单位代字，上行文的单位代字应报上级单位备案。

（五）上行文应当注明签发人及所有会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人（具体承办人）的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明发文单位和公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，词组、短语之间一般不空格。

（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称；普发的公文使用准确、统一的规范化统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。印发、批转、转发的公文，不应以附件说明。

（九）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。联合上报的公文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。印章与正文最后一行应当保持规定的间距。当正文内容排完，所剩空间不能容下印章位置时，应通过调整行距、字距，使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的做法。

（十）成文日期以公司领导签发的日期为准，联合行文以最后签发单位领导的签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当在成文日期和印章之下，版记之上加圆括号标注。

（十二）公文应当按照主题词表规定的标识规则和词目标注主题词。上行文按照集团公司的要求标注主题词。

（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。抄送单位标识应当使用全称或者规范化简称、统称。

抄送单位名称的排列顺序应力求统一。

（十四）印发机关指公文处理管理部门，印发时间为公文送印日期。

（十五）公文文字从左至右横写、横排，并使用规定的字号和字体。

第十一条公文中各组成部分的具体标识规则，按集团公司参照《国家行政机关公文格式》国家标准制定的公文格式执行。

第十二条公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十三条行文应当确有必要，注重效用，从严控制发文数量。

第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因紧急、特殊情况必须越级请示和报告时，应说明情况并抄送被越过的上级单位。

“请示”和“报告”的行文程序为：

公司总经理办公室可直接对外正式行文，也可以向各职能部门、项目公司、子公司行文；各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得对内、对外正式行文。

各项目公司、子公司需向集团公司、省政府或省政府各工作部门行文时，必须先报公司总经理办公室，由公司向上级机关行文。

各项目公司、子公司依据各单位的职权可以相互行文和向下一级单位行文。

第十五条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位。

“报告”不得夹带请示事项。

第十六条除集团公司领导直接交办的事项外，不得以单位名义向集团公司领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第五章发文办理

第十七条发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、编号登记、缮印、用印、发文登记、分发等程序

第十八条草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条

理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文单位的职

权和与主送单位的行文关系确定。

（四）对涉及国家秘密的公文应标注密级，如有具体保

密期限要求的，应当标明保密期限。

（五）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实

际需要确定紧急程度。

（六）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先

引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（七）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为

“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。

（八）应当使用国家法定计量单位。

（九）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简

称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（十）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数

和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十九条拟制公文，对涉及其他部门职责范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协商，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请公司协调或裁定。

第二十条公文送公司领导签发前，应当由总经理办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本实施办法的规定，拟稿人和主办部门负责人是否签名等。

第二十一条以公司名义制发的上行文，由总经理签发（总经理不在时由总经理授权的主持工作的副总经理签发）；以公司名义制发的下行文或平行文，由总经理或总经理授权的其他副总经理签发。

联合行文一般由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。

第二十二条公文正式印制前，总经理办公室应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第二十三条上行文一律交由总经理办公室按办文程序处理，主办部门不得向上级单位直接送文。

第六章收文办理

第二十四条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十五条公司正式文件统一由总经理办公室签收。收到下级单位和其它同级单位上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核。审核的重点是：是否应由本公司办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他单位或部门职责的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

经审核，对符合本实施办法规定的公文，办公室应当及时提出拟办意见送公司领导批示后交有关部室办理，需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。

第二十六条公司对不符合本实施办法规定的公文有下列情况之一的，经总经理办公室主任批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

（一）请示内容不符合国家法律、法规规定，不符合党

和国家的方针、政策的；

（二）不符合行文规则的；

（三）涉及事项应由报文单位自行解决的；

（四）未经有关部门协商一致或虽经协商但没有如实

反映有关部门意见、不符合会签程序的；

（五）应当由报文单位直接报送有关部门处理的；

（六）一文数事、多头主报、不盖公章的；

（七）“报告”夹带请示事项的；

（八）上行文未按要求注明签发人及联系人和联系方

式的；有文种使用不当、主题词标引不符合规范要求等问题的。

第二十七条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职责范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的办公室部门并说明理由。

第二十八条收到上级单位下发或交办的公文，由办公室提出拟办意见，送公司领导批示后办理。

第二十九条公文办理中遇有涉及其他部门职责的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，由主办部门主要负责人出面协调，如仍不能取得一致，可以报请分管领导协调或裁定。

第三十条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意；没有请示事项的，签字表示已阅知。

第三十一条会议上发的文件，除要求会后收回的外，其余文件与会人员使用后应及时交办公室登记收存。

第三十二条对根据上级领导交办事项，下级单位以单位名义上报领导的“请示”、“意见”、“报告”，由办公室登记后再送交办的公司领导批示办理。

公司领导收到交办事项的行文，应在批示后交由办公室登记存档，需要转有关部门的，用复制件。

第三十三条送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第六章公文归档

第三十四条公文办理完毕后，根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，承办人员应当将公文定稿、正本（含负责人讲话稿和有关材料）及时整理、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十五条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十六条联合办理的公文，原件由主送单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

第三十七条本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。

第三十八条按照分工负责的原则做好归档公文的收集、整理（立卷）、归档工作。

（一）各种公文定稿、正本，由办公室收集、整理；

（二）投资项目的调研、论证、谈判、决策的会议记录、纪要等，包括原始记录及有关材料，由承办部门或承办人收集、整理；

（三）以单位名义召开的工作会议等会议形成的公文、领导讲话定稿、正本及有关材料（包括录音、录像等材料），由会议有关工作人员负责收集、整理；

（四）外出参加会议收到的应归档的公文等材料，参加会议的人员使用后交公司档案部门整理；

（五）有关重要会议、重大活动的文稿、材料，必要时

可由档案部门（人员）到现场及时收集；

（六）科技、财务档案，分别由技术部门和财务部门收集、整理、保管使用，定期向档案室移交。

（七）每年3月底前，须将上年度应归档的公文向档案

部门移交并办理交接手续。

第三十九条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第七章公文管理

第四十一条公文由总经理办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十二条总经理办公室负责公司公文处理有关制度的建设工作，针对公文处理工作中存在的问题，提出加强和改进意见。

第四十三条公司公文除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司领导或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

第四十四条公开发布的公文，必须经发文单位办公室主任批准。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

第四十五条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关公章。

第四十六条公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十七条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经领导批准，可以销毁。

第四十八条销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。

第四十九条单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤消时，需要归档的公文在整理（立卷）后按有关规定移交归档部门。

工作人员调离工作岗位时，须将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章附则

第五十条关于“意见”文种的使用。“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求及本实施办法第二十三条的规定办理。上级单位应对下级单位报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级单位应遵照执行；无明确要求的，下级单位可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。

第五十一条关于“函”的效力。“函”作为主要文种之一，与使用其他主要文种的公文具有同样的法定效力。

第五十二条关于“函的形式”。“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。

第五十三条关于 “决定”和“通报”用于奖励时如何区分的问题。各单位应当依据法律、法规的规定和职责，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等情况，选择使用相应的文种。

第五十四条关于对未标明保密期限的涉及国家秘密公文的保密期限认定问题。根据《国家秘密保密期限的规定》，凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。

第五十五条关于发文单位标识所用字号和字体问题。字体用仿宋体。字号由发文单位按照醒目、美观的原则酌定，但一般应小于21mm×14mm（高×宽）。

第五十六条总经理办公室应当对上级单位和本公司下发的公文的贯彻落实情况进行督促检查。

第五十七条本实施办法自发布之日起施行。

会议管理制度

第一章总则

第一条为了提高各种会议的质量和效率，加强会议费管理，节约会议费开支，促进决策管理的规范化、民主化、科学化，特制定本制度。

第二条本制度所指会议主要是公司总经理办公会、总经理办公例会、全体员工大会、司务会、专题会等公司内部工作会议。

第二章会议分类和组织

第三条公司会议：总经理办公会、总经理办公例会、全体员工大会、各种代表大会、司务会。由总经理办公会决定，总经办负责组织。

第四条专题会议：公司技术、业务综合会（如土地项目论证、项目策划方案讨论、设计方案审定、营销策划方案审定、计划审定、管理体系评审、工程建设协调、各项工作评估、安全生产管理、招投标等）。由组织部门提出申请并负责组织，分管领导批准，总经理办公室协助并备案。

第五条外联会议：上级或外联单位在公司召开的会议（如现场会、经验交流会、报告会等），或公司组织的业务会（如联营洽谈、客户或联盟商家座谈、业主联谊等）。由组织部门提出申请并负责组织，分管领导同意，总经理审批，总经理办公室协助并备案。

第三章会议安排、准备

第六条公司所有会议一律纳入总经理办公例会审定。各部门应于每周五下午将下一周计划召开的会议，填报《会议申请审批单》（见附件）报总经理办公室汇总。总经理办公室负责在下周一总经理办公例会提请审批后，统一安排，通知参会人员。

第七条会议准备由会议组织部门负责，总经理办公室协助。内容包括会议议题、议程、主持人、记录人、文件材料，对会议进程的预测和对策，以及会议场所提前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。

第八条会议议题、议程和需要会议审议讨论的方案等，会议组织部门必须会前3天通知或送达给参会人员，并做好解答和沟通，提高会议效率。

第九条凡列入计划的会议，如确需变动，组织部门应提前2天报总经办，经请示公司领导同意后，总经理办公室负责调整并通知。

第四章会议议程

第十条会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守。

第十一条会议主持人要围绕议题按照议程进行，确保会议主题不变、总时间不变。主持人应当引导会议在预定时间内完成会议议程，及时制止干扰会议的任何情况，适时宣布散会。需要延长会议时间，要向与会人员解释。

第十二条与会人员均应保持良好的会风，注意言谈举止，力求语言简洁，举止文明大方。禁忌发言时间过长，采用不正确或没有事实根据的资料，打断他人的发言等。

第五章会议纪要

第十三条会议记录人员要在会议进行期间认真记录，对结论性发言做重点记录。

第十四条会议记录员要在会议结束后24小时内整理原始记录，形成会议纪要，交会议主持人签字确认。

第十五条公司会议记录由总经理办公室负责整理，形成会议纪要，经公司领导审定后下发执行；专业会议由会议组织部门负责记录，形成会议纪要，并抄送总经理办公室存档。

第六章会议考勤和会场秩序

第十六条参加会议的人员，必须安排好工作，按时参加会议,不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前亲自向会议召集人请假。

第十七条与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离开，并做到轻声离席，尽量不干扰会议进行。

第十八条与会人员应保持会场安静，关闭通讯工具（或将手机调至震动状态），禁止交头接耳开小会。

第十九条与会人员应保持会场整洁，不乱扔纸屑杂物。

第七章保密事项

第二十条会议组织部门对会议内容的秘密事项的保密负总责。

第二十一条与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。

第二十二条涉及到秘密事项的会议纪要，记录员应在保密地方整理，并且统一严格按照主持人签发的抄送人员由总经理办公室发送签收和到期回收。

第二十三条总经理办公室负责对各种类型会议的执行与保密事项进行监督检查。

第八章会议经费保证

第二十四条根据工作和业务需要，公司相关会议需要外租会场或会议专项开支的费用，由会议组织部门按照从严控制的原则，做好费用预算、审批。必须提前一周到总经理办公室办理《会议经费申请单》，并按照审批程序办理相关手续。

第二十五条会议费开支标准：会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用，在综合定额控制内据实报销。会议费综合定额标准（单位：元／人天）如下：

会议类别

房租费

伙食补助

其他费用

合计

备注

公司会议

200

350

含会议室租金

专题会议

150

280

含会议室租金

外联会议

200

350

含会议室租金

第二十六条所有会议原则上尽量使用公司指定的定点宾馆饭店会议室，若不具备承接条件的，按照公司审批意见执行。会议组织部门不得租用高级宾馆、饭店召开会议，也不得到风景区等地方召开会议；不得组织会议代表游览，以及与会议无关的参观。

第二十七条会议费审批程序

（一）公司会议：由总经理办公室办理相关手续，分管领导审定，报总经理审批。

（二）专题会议：由组织部门到总经办办理相关手续，分管领导审定审批，总经理办公室备案。

（三）外联会议：由组织部门到总经理办公室办理相关手续，分管领导审定审批，总经理或总经理办公会审批，总经理办公室协助并办备案。

第二十八条　会议费报销：会议组织部门应在会议结束后及时到财务部报账，财务部门要认真把关，严格按规定审核会议费开支，超标准或扩大范围开支的不予报销。

第九章附则

第二十九条本制度自总经理办公会通过之日起执行。

第三十条本制度由总经理办公室解释并修改。

附件：《会议申请审批单》

会议申请审批单

会议名称

会议时间

会议地点

参会人员（数）

会议内容及议程

组织部门

分管领导

总经办

分管领导

财务部负责人

总经理

备注

印章管理制度

第一章总则

第一条公司印章是公司对外联系的标志和行使职权的凭证。为加强对印章管理，规范印章刻制、发放、使用、管理，以及停用和废止，特制定本制度。

第二条本制度所指印章是指公司行政印章、业务专用章（合同专用章、财务专用章）、法定代表人印章、部门印章等。

第二章印章的管理及职责

第三条公司行政印章即公司公章、合同专用章、法定代表人印章的保管，统一由总经理办公室设专人专柜管理。总经理办公室负责确定公司印章的种类、范围、数量，组织印章的刻制、发放、停用和归档，制定公司印章管理的规章制度和监督检查印章管理的执行。

第四条公司用于财务管理的法定代表人印章、财务专用章由财务部指定专人专柜管理。

第五条部门印章由各部门指定专人管理。部门印章仅限公司内部业务联系使用，概不对外，不具备法律效力。

第三章印章的申请与刻制

第六条申请：公司公章、业务专用章（合同专用章、财务专用章）、法定代表人印章等由总经理办公室负责提出申请，报主管副总经理审定，总经理审批；部门印章由各部门以书面形式向总经理办公室提交《刻制印章申请表》，总经理办公室确认后报主管副总经理审定，总经理审批。

第七条刻制：公司印章的刻制由总经理办公室统一负责。总经理办公室负责公司印章管理的专职人员，必须到公安部门登记备案的专业刻章单位刻制，标准应符合国家相关规定。

第八条发放：公司印章刻制完成，由总经理办公室统一登入《印章登记卡》后发放使用。

第四章印章的使用及职责

第九条公司行政印章是企业法人的象征。用以公司名义发出的各类文件、便函、介绍信、报表、奖状、贺信、贺电、证书证件、各类报表及需要公章的文件等；合同专用章只用于以公司名义签订的各类合同、协议书；法定代表人印章只用于需要由公司法人签名盖章的报表、支票或合同文件。

第十条公司印章的使用必须严格履行审批手续，严格按用印标准权限使用，严禁擅自使用印章。

第十一条凡使用公司印章的应严格执行用印登记和审批手续，填写并办理完成《用印申请单》内容；凡使用合同专用章的必须按照《合同管理制度》的权限及程序办理；凡使用法定代表人印章的必须征得本人同意。

第十二条公司正式文件用印必须通过总经理办公室专人审定，要有公司领导签发，经过编号打印后的文件，方予加盖公章，并实行随印归档管理。

第十三条不准在空白纸上加盖公司印章，不准在和正本内容不一致的介绍信、存根上盖章。特殊需要时，须经部门负责人提出报告，总经理办公室报公司领导批准后，方可用印。持空白介绍信人员必须在印章管理人员处登记，未用完的空白介绍信应及时交总经理办公室注销，以防丢失。

第十四条公司公章设专人专柜保管，原则上公章的保管人也是公章的管理人和使用人。公章管理人应坚持原则，严格执行印章管理制度，不得用掌管公章的权力为自己谋私利；用印时必须认真核对用印文件与《用印申请单》上的内容是否一致，并将用印情况如实登记，存档保管。

第十五条部门印章由部门负责人审批即可用印。

第十六条总经理办公室有权对用印申请部门所选印种提出质询。对不合手续或不合法的用印，以及不正当的用印有权拒绝。

第十七条公司印章原则上不准带出公司，确因工作需要，需经印章管理部门和分管领导批准同意，并办理相关手续后，方可带出。

第五章用印方法

第十七条用印方法

（一）公司印章应盖在文件正面，上压公司名称，下压成文日期，居于公司名称中间；

（二）用于表格时应盖在有公司名称的位置；

（三）印章不得盖在文件、表格空白处；

（四）必要时应盖骑封印；

（五）公司印章除特殊规定外，一律用朱红印泥。

第六章印章的损毁、丢失和废止

第十八条损毁、丢失：公司印章发生损毁、丢失情况时，各管理部门应迅速向总经理办公室报告书面材料。总经理办公室及时汇报主管副总经理和总经理，并根据情况依本制度办理刻制。

第十九条废止:由于机构变更或其他原因废止的印章，管理使用部门及时将印章交总经理办公室，由总经理办公室按照规定办理相关手续后，统一封存。

第七章印章的归档

第二十条申请刻制的印章和损毁、丢失和废止的印章，由总经理办公室进行统一登记。

第二十一条总经理办公室要将每个印章登入《印章登记卡》内，建立印章管理档案，并将此档案永久保存。

第八章罚则

第二十二条严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，一律严肃追究责任。

第二十三条违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。

第九章附则

第二十四条本制度自总经理办公会通过之日起执行。

第二十五条本制度由总经理办公室解释并修改。

图书管理制度

第一章总则

第一条为了加强公司图书管理工作,实现图书管理的规范化、标准化，充分发挥图书资源为生产、经营工作提供便利和服务，特制定本制度。

第二条本制度中所指图书是指公司为满足各部门工作需要而购置的图书资料，包括各类工具书、标准图集、期刊、杂志及学术著作等。

第三条总经理办公室是公司图书的管理部门，负责公司图书的采购、登记、保管、借阅，以及图书管理制度的制定、修改和完善。

第二章图书的购买、收集

第四条购买

（一）总经理办公室必须逐季制订图书购买计划。各部门要在每季的第一个月的第一周提交本部门《图书购买计划》（见附件），由总经理办公室汇总后报公司领导审批。

（二）总经理办公室和各部门按照审批的《图书购买计划》，负责对图书市场进行调研，寻找合适的图书供应渠道。

（三）购买图书由总经理办公室依据《图书购买计划》统一购买或由所需部门按计划自行购买。

（四）总经理办公室图书管理员根据《图书购买计划》核查所购图书，核查后办理登记造册、验收手续。

（五）各部门所购图书,在办理登记验收后方可办理报销手续。

第五条捐赠

对员工或外部机构捐赠的图书资料，总经理办公室在接收时，必须办理登记、造册等相关手续。

第六条培训资料

凡公司员工参加由公司出资的各类会议和培训，所获取的图书、资料，应列为公司图书资料管理范围。员工外出学习培训后在办理报销手续时，须经总经理办公室签字，由总经理办公室负责对所发放图书、资料进行登记、收回，建立目录。若部门、员工需要学习使用，可按照管理程序，办理借阅手续。

第三章登记与保管

第七条登记造册：所有新进图书资料，总经办图书管理员必须登记造册，建立公司图书登记总目录，写明购买日期、书目名称、价格，并分类编号。

第八条编号加盖印章：所有新进图书都必须在封面、目录以及图书中间加盖“金泰恒业图书”编号章和“公用图书列入移交”戳记。

第九条保管

（一）公共类图书由总经办统一保管，负责办理相关使用和借阅手续。

（二）技术类图书实施两级管理。一级由总经理办公室图书管理员负责统一登记造册，各相关使用部门要经部门负责人签字并指定专人在总经理办公室办理使用和借阅手续；二级由各相关使用部门指定专人负责统一管理，并负责部门内部借阅手续的办理，要求建立借阅登记台帐，及时办理借阅手续。

（三）总经理办公室和相关部门要建立图书检索目录及图书借阅卡片。

（四）管理人员要尽职尽责，加强图书养护工作，做好“防水、防潮、防尘、防虫、防火、防盗”工作，保证图书安全、整洁。无责任事故和失职行为。

第十条核对

（一）总经理办公室每半年对公司图书进行一次清点核对。

（二）各部门兼职图书管理员每半年对所管图书资料进行一次清点和核对，清点核对时总经办要派人参加，核对期间停止借阅活动，并收回全部借出图书。

（三）每次清点核对完毕，管理人员要对清点出的问题写出专题报告，提出整改意见。

第四章借阅与归还

第十一条借阅

（一）员工借阅图书必须办理相关手续，一次借阅不得超过3 本。公共类图书在总经办办理借阅手续，技术类图书在部门内部办理借阅手续。

（二）借阅时间不得超过一个月，到期如需继续使用,须办理续借手续；续借不得超过两次。

（三）查、借阅图书，必须爱护书籍，不得撕页、剪辑，不得在书中批改、圈点、划线、折角、涂写。如有破损遗失等情况，一律照原价赔偿。

（四）凡借出图书，必要时管理员有权随时收回。

第十二条归还

（一）当事人离职时，必须归还图书资料，否则不予办理相关手续。

（二）借阅人无权将所借阅的图书转借给其他人员。

（三）借阅人在归还图书资料时，管理人员必须认真检查，若发现破损、污染、丢失等问题，按原价赔偿。

（四）所有赔偿统一由总经办列出清单，当事人自行到财务部办理赔偿手续。

第五章图书购置费用控制及审批程序

第十三条图书购置实行费用预算制度，总经理办公室每季按照《图书购买计划》，汇总图书费用预算后，按照《图书购买申请单》（见附件）逐级审批。费用在1000元以下由主管领导批准，在1000元以上由总经理批准。

第十四条所购置图书，凭借正式发票到财务部办理报销手续。总经理办公室办理登记。

第五章附则

第十五条?本制度自公布之日起执行。

第十六条本制度由总经理办公室解释并修改。

附件：《图书购买计划》

《图书购买计划》

图书名称

数量

单价

备注

合计

申请部门负责人签字：

《图书购买申请单》

使用部门（人）

图书名称及数量

价格合计

购置原因

使用部门负责人

总经办负责人

图书管理员

财务负责人

主管领导

总经理

备注

计算机、网络、自动化办公管理规定

第一章总则

第一条为了加强对公司计算机、网络和自动化办公系统的使用和管理，确保系统正常运行，为生产经营活动提供快速、高效和服务，特制定本规定。

第二章管理职能

第二条总经理办公室为计算机及网络管理的主管部门，总经理办公室总务主管负责全公司计算机的配置、维护和局域网络的硬件设施的建设和日常维护。

第三条发展计划部为公司网站的管理部门，下设网络管理员岗位，负责公司网站的设计、更新与维护，

第四条各部门应及时向网络管理员提交公司各类宣传资料及图片并保证资料的准确性及严肃性，由网络管理员负责公司网站的更新与维护。

第三章计算机使用

第五条计算机使用权由各部门落实责任到使用者名下，使用者应保持其清洁卫生并负责计算机的安全使用。

第六条由总经理办公室建立每台计算机的详细配置档案并由使用者签字确认，未经总经理办公室同意不得私自拆卸计算机硬件。计算机的配置发生改变时，由总经理办公室更改配置档案并由使用者重新确认签字。

第七条总经理办公室定期检查公司计算机详细配置。若有配件丢失者，由使用者照原购入价赔偿。

第八条公司人员办理调离职手续时，需经总经理办公室检查计算机配置记录档案，签字以确认其所使用计算机状况良好，方可离职。若有配件丢失，由使用者照原购入价赔偿。

第九条严禁私自删改系统文件及应用文件，不得随意更改计算机系统设置，不得随意删除、修改他人的文件，不得私自下载、安装、卸载应用软件。

第十条公司配备的计算机要专人专用，未经本人允许不得串用；未经部门领导和总经办专业人员同意，禁止外来人员操作计算机，以免发生病毒感染和其他损失。

第十一条使用软盘、U盘、光盘、移动硬盘等其他存储设备时，应严格按照规范操作，以免造成计算机设备损坏。

第十二条打印机、扫描仪等设备为公司各部门共享使用设备，设备放置部门应将共享设备服务24小时开机，以保证其他部门随时有权使用共享设备。

第四章网络登录规定

第十三条员工登录公司网站以个人实名登录，遵守网站管理规定和使用要求。

第十四条公司根据部门和员工工作需要确定互联网登录权限，未经许可不得私自登录。

第十五条上班时间不得使用公司计算机上网聊天、玩游戏、炒股或访问与本职工作无关的网站。

第十六条严禁利用网络传输侮辱性、侵犯性或不健康的信息；严禁在网上浏览思想内容反动、不健康的网页。

第十七条未经公司授权,员工个人不得以公司名义或以公司员工的名义在互联网上发布信息。

第十八条不得以任何方式制作、传播病毒，攻击公司网站。

第五章办公自动化系统管理

第十九条系统登录

（一）办公自动化系统是公司内部办公的平台，不对外开放。实行一人一姓名一密码制，员工凭个人实名和密码登录。

（二）员工要妥善保管个人密码，不得对外泄露。密码失密要及时更换；长期使用要定期变更，确保密码安全。

（三）每位员工都有一个“个人电子签名”的密钥和密码，密钥文件要妥善隐秘保管，最好保管在“U”盘上；个人电子签名密码最好不要和登陆密码一致。

（四）发现个人电子签名密钥和密码失密或丢失时，及时通知管理员办理更改手续。

（五）不允许员工让其他人以自己的名义或用其他人的名字登录办公自动化系统。

第二十条各模块使用规定

（一）表单流程模块

1、表单填报只限员工个人办理业务工作时使用，必须按照要求的流程流转。

2、表单流转中，每个节点的审批人要及时办理，确保流转及时、准确。

3、相关业务主管人员、部门负责人、公司领导审批表单时，必须使用“个人电子签名”，并签署意见。

（二）公文管理模块

1、各部门可以根据工作需要起草发文文件、传阅稿件等。

2、办理发文文件需经部门经理审批，报主管副总或总经理批准后，可在办公自动化系统上发文。

3、办理传阅稿件需经部门经理审批，可在办公自动化系统上发文。

4、起草发文文件、传阅稿件等未经审批不得在办公自动化系统上发文。

（三）会议管理模块

1、办公自动化系统只承办公司级会议，会议的通知及有关事项由总经理办公室负责承办。

2、由部门负责发起的公司级专题会议，可办理会议申请，经部门经理或分管领导审批后，报总经理办公室。

（四）工作交流模块

1、“公告栏”是公司发布内部事务公告的栏目，部门或个人发表公告须经部门领导或分管公司领导批准后，方可在“公告栏”发表。

2、“讨论区”的“工作心得”是员工发表个人工作中的心得体会专栏；“管理建议”是员工发表公司战略管理、人力资源、制度建设和其他管理工作方面的建议和意见专栏；“休闲时刻”是员工发表个人生活、工作中的趣闻、文化娱乐活动、幽默、小品、文学作品、健身、体育等专栏。在“讨论区”员工可以畅所欲言，自由发表言论，但所有言论不得违反国家法律法规、不得违反公司各项规定、不得泄露公司秘密事项、不得对他人进行人身攻击或涉及他人隐私、不得有黄色淫秽言论（图片）等。

3、“投票管理”是公司对某项事情征求员工意见、让员工表决栏目。发起投票管理必须经部门经理同意，并报公司领导批准，员工个人不得随意发起“投票管理”。

4、“新闻公告”是发表公司在重大工作、党政管理、业务资讯、安全质量生产、奖项信息等方面的新闻栏目。员工个人不经批准不得在此栏目发表公司信息。确需发表的新闻须经部门经理同意，报总经办审核。

5、“规章制度”是发布公司各种管理制度、规定的专用栏目。各部门需要发布的规章制度、规定，经分管领导同意后，交总经办审核登记，由系统管理员发布。员工个人不能在此栏目发布信息。

（五）电子邮箱模块是员工发送、接收电子邮件的模块，可以单发、也可群发。在OA 协同办公系统中只允许发送与工作有关的电子邮件，个人非工作电子邮件不得发送。

（六）即时信息模块是员工即时交流的平台，员工可以通过“即时信息”聊天，聊天内容只限于交流工作或个人业务相关的内容。

第六章文件存储、复制

第二十一条存贮有数据、报表的磁盘、光盘、U盘等的存储设备，属公司内部资料，未经部门领导同意不得调用数据，不得将数据复制外传。

第二十二条计算机系统中的数据和文件必须有可靠的备份，以便在系统发生软件、硬件和其他意外事故时，能够有恢复补救的手段，不致造成信息管理工作的损失和混乱。

第二十三条数据和文件一般至少应同时制作两套备份，以防只备份一套出现问题时造成无法弥补的损失，备份文件要标示著录项目和格式，存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。

第二十四条机要文件、报表数据统一交公司档案室管理、备份，不得存放于计算机上；

第二十五条文件处理完毕后或操作者较长时间离机时，要关闭文件，防止他人复制、拷贝。

第二十六条不得以任何手段、方法获取超出本人权限的文件、数据；严禁私自将公司文件资料复制、拷贝带离办公室。

第七章罚则

第二十九条违反本规定第三章第十条、第十一条，给公司造成损失的由当事人负责赔偿安装、恢复系统、文件的所有费用，并视情节给予行政和经济处罚。

第三十条违反本规定第四章第十四条、第十五条、第十六条，每发现一次给予警告并罚款人民币100元。

第三十一条违反本规定第四章第十七条、第十八条给当事人造成不良影响、给公司造成损失者，一经发现，给予留用考察三个月之处分；造成公司名誉、经济损失者直接免职，并记入个人档案；情节特别严重或违反国家法律的，送司法机关处理。

第八章附则

第三十二条本制度自总经理办公会通过之日起执行。第三十三条本制度由总经理办公室解释并修改。

法律事务管理制度

第一章总则

第一条为了加强对公司法律事务管理，依法规范公司运作，依法维护公司合法权益，制定本制度。

第二条本制度所称法律事务包括诉讼、仲裁、出具法律意见书，审核合同及相关规章制度，提供法律咨询，发出律师函，法律服务中介机构的选聘，法律知识的宣传等法律诉讼和非诉讼法律事务

第三条本制度适用于公司及下属子公司、各项目部，下属各公司可依据本制度，结合本单位实际情况制定法律事务管理工作实施细则。

第二章法律事务部门

第四条法律事务工作在总经理直接领导下进行，总经理办公室是公司法律事务主管部门，聘请法律事务所作为公司法律咨询机构。负责公司法律事务工作，建立法律事务各项工作制度。

第五条负责法律事务的管理部门主要职责

（一）协助公司正确执行国家法律法规，对公司重大事项和重大经营决策提出法律意见，依法规范公司经营行为，推进依法治企进程；

（二）负责制订公司相关法务制度，审核其他制度的合法性；

（三）协助律师负责为公司出具法律意见，为所属各单位提供有关法律咨询、指导、督促、服务；

（四）协助律师办理起诉、应诉的案件，受公司法定代表人委托，参加公司的诉讼、仲裁、行政复议和听证等活动；

（五）负责按照公司内部规定审查、管理合同，参与重大合同的谈判和起草工作；

（六）参与公司分立、合并、破产、解散、投融资、担保、租赁、产权转让、招投标及改制、重组、上市等重大经济活动处理的有关法律事务；

（七）负责公司法律服务中介机构和法律顾问的选聘、联络、服务、考核；

（八）组织开展普法教育、法律培训工作。

第六条法律顾问的主要职责

公司聘请的法律事务所作为公司的法律服务机构，指派具有房地产法律事务经验的律师作为公司的法律顾问。法律顾问全面负责本公司的法律事务，履行下列主要职责：

（一）对本公司重大经营决策提出法律意见，保证公司经营活动的合法性，依法维护公司的合法权益；

（二）负责做好本公司合同管理、商务谈判、知识产权、工商管理、投标招标、改制重组、诉讼、仲裁等方面的法律事务工作；

（三）负责公司重要规章制度的合法性审查，指导拟定公司法律事务制度；

（四）协助公司的法制宣传教育和培训，指导下属单位法律事务工作；

（五）对公司及下属违反法律、法规的行为提出纠正意见，负责或协助有关部门予以整改。

第七条法律顾问的聘任条件

（一）取得中华人民共和国律师资格，具有公司法律顾问执业资格，从事法律顾问工作10年以上，在大型房地产企业担任法律顾问5年以上；

（二）精通法律业务，具有处理复杂或疑难法律事务的工作经验和能力；

（三）熟悉房地产经营管理，具有较高的政策水平和较强的协调能力；

（四）拥护、执行党的基本路线、方针和政策，秉公尽责，严守法纪；

（五）具有良好的思想政治素质、强烈的工作责任心和敬业精神。

第三章法律事务管理

第八条公司建立律师审查制度，凡公司重大经营活动、决定、文本、合同，均须由律师事先审核，并出具法律意见或见证书。

第九条合同管理

（一）合同管理按《公司合同管理办法》和《合同管理流程》执行。法律事务管理部门按照规定参与合同评审，法律顾问参与合同的审查，规避合同的法律风险；

（二）法律事务管理部门负责接受、协调各单位在项目管理履行阶段中存在而即将引发诉讼与非诉讼事务的法律咨询,将和法律顾问定期或不定期对重点项目进行法律事务风险防范检查，提出规避经营风险的整改意见或方案，对不及时整改的单位予以通报，并根据公司的统一安排对重点项目设置，项目从签约到履约进行全过程跟踪法律服务。

（三）法律事务管理部门和法律顾问应参与组织的合同履约交底，并提出履行合同中特别注意事项。在履行过程中，法律事务管理部门必须检查督促有关部门收集并保存下述资料的原件：履约函件、有效的文字记录、会议纪要等档案，工程合同的合同变更、补充、签证、索赔等，作为调整工期、索赔、结算依据的经济技术签证手续。对合同工期、内容、价款结算内容等与合同约定有重大变更的事项而达成补充协议，须经过公司法人同意并盖章认可。

第十条法律纠纷案件处理

（一）法律纠纷案件是指各类诉讼、非诉讼、仲裁或者可能引起诉讼、非诉讼、仲裁争议的案件。

（二）法律纠纷案件在处理主体上实行法人原则，即由案件所涉及的法人公司处理。案件涉及多个法人公司的，由涉案法人公司共同处理。但如果法人公司之间有基于出资形成的上下级关系的，则由上级法人公司处理，下级法人公司以上级法人公司名义签订合同发生的经济纠纷，由上级法人公司处理，经济责任由下级法人公司承担。

（三）凡以公司为被诉主体的诉讼、仲裁、执行的案件，相关部门、单位接到法院或仲裁机构的材料后，报总经办办理诉讼案件备案手续，所发生相关的费用和经济责任，由涉案部门或公司承担。

（四）公司（或下属公司）处理法律纠纷案件，由公司（或下属公司）法定代表人统一负责，公司法律事务管理部门和法律顾问具体实施，相关业务机构、部门予以配合。

第十一条公司内部纠纷协调处理

（一）公司各部门、单位之间发生法律纠纷案件的，纠纷各方应充分协商解决，自行协商末果的，纠纷各方也可以提请总经办或相关部门调处，公司内各单位未经内部书面调处的，不得申请法院、仲裁机构系统解决内部争议。

（二）拟提请法律事务管理部门调处争议的，应提交以下材料：双方争议发生的法律文书如协议、合同、结算等相关资料；申请协调处理争议一方应陈述引发纠纷的事实，需要达到的协调目的以及提请公司协调争议的请求报告。

（三）法律事务管理部门接到协调函后，立即与律师一起核实了解相关情况，召集纠纷各方协调解决争议，并提出协调方案。调处内部纠纷的时间期限为三个月。

第十二条公司登记、变更、注销管理

（一）公司设立子、分公司应做到：

1、设立新公司，应组织法律顾问对拟成立公司进行可行性研究，并提出法律意见；